Correo electrónico

"CORREO ELECTRÓNICO"

  

Definición:

El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto se utiliza principalmente para denominar al sistema que brinda este servicio vía internet mediante el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), pero también permite nombrar a otros sistemas similares que utilicen distintas tecnologías. Los mensajes de correo electrónico posibilitan el envío, además de texto, de cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audios, etc.).

Porque es el más usado:

  Lo que más nos llama la atención es el gran espacio de almacenamiento que nos ofrece el correo electrónico. Disponemos de 15 GB, lo que facilita el poder guardar mensajes desde hace años, incluso los más pesados, ya que nunca se sabe cuándo necesitaremos algún mensaje del pasado.

Para comprender las posibilidades del email, en primer lugar, se ofrecerán datos sobre su uso. Posteriormente, se analizan genéricamente los beneficios del email y también sus inconvenientes. La consideración de dos contextos concretos de uso como son la comunicación y la gestión del conocimiento permite delimitar el verdadero papel que el email puede desempeñar en los resultados de la empresa.      

Para que sirve:  

El sistema de correo sirve para transmitir mensajes entre dos o más usuarios. Inicialmente estos mensajes solo permitían unas cuantas líneas de texto, pero hoy es posible que un mensaje incluya diferentes tipos y estilos de letras, colores, etc. También es posible incluir en un mensaje otros archivos o informaciones (programas, imágenes, datos, etc.).                 

Políticas de uso:

El servicio de Internet consiste en dar acceso a la web a los Servidores Públicos de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF) para consultar de manera restringida información e interactuar con sitios que tienen una gran diversidad de contenidos y ofrecen servicios comerciales, de consulta, de acceso a documentos y bases de datos, archivos multimedia, etc. Asimismo, cuentan de forma personalizada con correo electrónico Institucional bajo una plataforma en Lotus Notes, es decir, que cada usuario es propietario de una cuenta con la cual puede enviar o recibir mensajes de correo inclusive anexando archivos, y es responsable del uso que le dé a la misma.

Los usuarios del correo electrónico institucional pueden acceder a diversos sitios del Intranet que las diversas áreas de la CNSF han desarrollado con contenidos y funcionalidades específicas. El Internet administrado por la Dirección General de Informática (DGI), cuenta con firewalls que protegen la entrada de virus y accesos a sitios no deseados, correo spam o intrusiones no autorizadas. Es conveniente normalizar el acceso y uso tanto del Internet como del correo electrónico; de tal forma que su manejo sea principalmente para aspectos normativos, funcionales y operativos del Sector Asegurador y Afianzador.

Como beneficia en la educación:

Este medio de comunicación es versátil, permite enviar y recibir mensajes y se ha convertido en un instrumento provechoso para docentes y alumnos. Entre sus usos educativos encontramos:

·         Escribir documentos (artículos, tareas, investigaciones, entre otras) y enviarlos simultáneamente a diferentes personas.

·         Recibir documentos de nuestros estudiantes y realizar un seguimiento individualizado de ellos.

·         Revisar tareas o investigaciones de acuerdo a nuestra disponibilidad horaria, contestar consultas de adquisición de conocimientos, de ampliación de conocimientos, de recuperación de clases y de dudas que no fueron aclaradas en clase (tutorías virtuales).

·         Enviar avisos de determinados eventos educativos, llevar a cabo tareas en colaboración con otros alumnos.

·         Colaborar en la resolución de dificultades surgidas a lo largo de la clase.

Resultados de su uso:

Sabemos que tener internet y una cuenta de correo electrónico es esencial para la comunicación y es favorable para toda persona que lo utilice.

Aunque Facebook y otras redes sociales se han convertido en una forma muy popular de comunicarse con los seres queridos, algunas personas (sobre todo las mayores) prefieren usar solo el correo electrónico. Así que esta es una gran oportunidad para conectarse con amigos y familiares. 

 Si necesitas enviar fotos o archivos a tus amigos y familiares lo puedes hacer de forma sencilla a través de un email. De esta forma, puedes enviarlos solo a quien desees y al recibirlos será más fácil conseguirlos y descargarlos en tu computadora o teléfono. Si tienes algún problema en tu localidad y deseas enviar un mensaje a tus representantes o municipalidad, puedes utilizar tu correo electrónico. Igualmente, puedes escribirle a los medios de comunicación si tienes alguna denuncia u opinión.

Sector empresarial más usado:

Las posibilidades técnicas del email explican su facilidad y extenso uso. El email se ha convertido en una herramienta muy presente en las empresas y también en un medio muy apreciado por los empleados. Según datos de la encuesta realizada por Harris Interactive durante 2003 sobre tecnologías en el trabajo, el email es la tecnología favorita seguida del teléfono móvil, los portátiles, el teléfono, el procesador de textos, la hoja de cálculo, el fax y otros. La "Encuesta de uso de tecnologías de la información y comunicación (TIC) y comercio electrónico", realizada por el INE, ofrece para 2003 información sobre el uso de las principales tecnologías relacionadas con Internet. Teniendo en cuenta que considera las empresas con un mínimo de 10 empleados, prácticamente todas se encuentran informatizadas (96,5%). Centrándonos en el uso de tecnologías de comunicación electrónica, en la Figura 1 se muestra esta información desagregada por tamaños. El email es la herramienta más extendida, un 83,7% de las empresas disponen de correo cooperativo.

 El uso del resto de tecnologías es más limitado, un 45,5% dispone de sitio web; siendo todavía inferior la disponibilidad de una herramienta de comunicación interna como es intranet (un 32,6%), y la extensión de intranet a agentes externos de la empresa, sólo un 16,9% cuenta con extranet que, sin embargo, supone la tasa de variación más importante: un 38,1% más respecto a cifras de 2002. Particularmente en el uso de estas tecnologías es donde las diferencias crecen según la dimensión de las empresas.

Ventajas y desventajas en la educación:

Ventajas:

       1.       Bajo costo

      2.       Velocidad

      3.       Comodidad

      4.       Ayuda al estudiante al envió de archivos.

      5.       Se evita la manipulación física del contenido del mensaje

      6.       Permite enviar todo tipo de archivos

      7.       Se pueden revisar desde cualquier lugar del mundo

      8.       Facilita la comunicación entre alumnos y profesores.

      9.       Se puede enviar a varias personas a la vez

Desventajas   

  1.       Se debe tener acceso a internet

     2.       Tener conocimiento en el manejo de las herramientas informáticas

     3.       No se pueden enviar objetos físicos

     4.       Permite el ingreso de correos no deseados (Spam)

     5.       Es muy fácil recibir virus

     6.       Facilita el robo de información

Riesgos:

• El correo electrónico puede ser pirateado.  (Personas no autorizadas pueden interceptarlo, alterarlo o usarlo).

 • Los mensajes electrónicos pueden ser enviados equivocadamente a otra persona, se pueden perder o pueden ocurrir otros errores de envío.

• El correo electrónico puede venir de otra persona, en vez del que se dice que lo envía. • El correo electrónico es más fácil de imitar que los documentos firmados y escritos a mano.   

 • Cualquier persona que tiene acceso a una cuenta de correo electrónico tiene acceso a todos los mensajes en esa cuenta. Esto incluye a todos los que tienen permiso para usar esa cuenta de correo electrónico y también a los que no tienen.

 • Cualquier persona que recibe o tiene acceso a un mensaje de correo electrónico puede leerlo, reenviarlo, copiarlo, borrarlo o cambiarlo. Esto incluye a todos los que tienen permiso para usar esa cuenta de correo electrónico y también a los que no tienen.

 • Cualquier correo electrónico que haya sido borrado o eliminado puede ser recuperado otra vez.

• Los servicios de correo electrónico tienen el derecho a guardar y revisar los mensajes enviados a través de su sistema. • El correo electrónico puede propagar virus e infectar su computadora.

Otros aspectos:

Un análisis más profundo, consistente en agrupar estadísticamente las respuestas a través de un análisis factorial, detectó dos tipos de usos que las empresas dan al email: a) Herramienta de comunicación. Se persigue la transmisión de información a través del email consiguiéndose un mejor conocimiento de la empresa, fundamentalmente con el propósito de reducir costes y tiempo.

b) Herramienta de gestión del conocimiento. El rasgo fundamental de este uso radica en la celebración de menos reuniones, el email se emplea para compartir información que conlleva una mayor consideración de las ideas de empleados y que tiene como consecuencia una mayor influencia del personal en las decisiones. Atendiendo a los usos del email según las características de las empresas se encontró un empleo significativamente mayor del email como herramienta de gestión del conocimiento (es decir, unas mayores puntuaciones en los usos del email más relacionados con la gestión del conocimiento) en las empresas de mayor tamaño: pequeñas y medianas frente a microempresas; en las pertenecientes a subsectores más intensivos en conocimiento: empresas dedicadas al software frente a las centradas en el hardware; y en las más desarrolladas tecnológicamente, incluyendo las que disponían herramientas específicas de gestión del conocimiento.

Aun existiendo tecnologías más sofisticadas, el email resulta una tecnología esencial para el funcionamiento de las empresas, especialmente en las numerosas pymes donde es el único medio disponible de comunicación electrónica. Su facilidad y versatilidad explican su uso tan extendido, pero a la vez lo convierte en una herramienta que precisa de una política de uso para potenciar sus beneficios. Según el modelo estructuraciones, la tecnología, aunque no está diseñado para ello, el correo se utiliza para la gestión del conocimiento 070-79 Meroño.qxd 7/1/05 17:31 Página 78 UNIVERSIA BUSINESS REVIEW- ACTUALIDAD ECONÓMICA | PRIMER TRIMESTRE 2005 | ISNN: 1698-5117 79 se construye socialmente por actores según los significados que le den y las características que enfaticen y usen. Con el paso del tiempo tiende a institucionalizarse pasando a formar parte de la estructura de la empresa. El uso del email encaja perfectamente en esta descripción. Así, se recomienda incidir en los siguientes aspectos para obtener un uso provechoso del email: -desarrollo de políticas de empleo del email en la empresa que cubra elementos como la propiedad de la información, su uso profesional, el valor legal, entre otros -cumplimiento de la legislación en las comunicaciones comerciales -uso como herramienta de gestión del conocimiento en aquellas empresas que no disponen de otros medios, o como preparación para la implantación de sistemas más complejos.

 

E-mail como herramienta de gestión del conocimiento:

Email como instrumento de comunicación electrónica El planteamiento de negocio en Internet depende en gran medida de la tecnología empleada existiendo diferentes niveles de adopción de negocio electrónico. El primer nivel sería la conexión a internet y el uso del correo electrónico para comunicaciones internas y externas. Esta modalidad es la presencia mínima e incluye la navegación por internet para la búsqueda de información o para la realización de compras; también la posibilidad de participar en listas de distribución, foros, grupos de noticias, comunidades, etc. Los siguientes niveles parten de la existencia de un sitio web que puede simplemente ofrecer información electrónica o ir más allá automatizando procesos de trabajo, tanto externos como internos.

Si en el contexto de las relaciones comerciales el papel de las tecnologías se centra en la transmisión de información explícita, en el caso de la gestión del conocimiento el protagonismo lo tiene la identificación, almacenamiento y distribución de información tanto de carácter explícito como sobre todo tácito. Existen numerosos instrumentos informáticos empleados para la gestión del conocimiento, algunos desarrollados expresamente (agentes inteligentes, foros, etc.) y otros existentes previamente (minería de datos, workflow, etc.). Las herramientas colaborativas tienen una gran importancia, por cuanto ayudan a los grupos en el intercambio de información y en la realización de su trabajo. Sin embargo, el conocimiento no circulará necesariamente libre por la organización por el hecho de existir una tecnología que lo permita. A este respecto, existen tres tipos de destinatarios: comunicación informal, comunidades de prácticas o grupos de trabajo. En todos los casos pueden ser empleadas tecnologías para la gestión del conocimiento. Sin embargo, cuando no existe cierto desarrollo de grupo como es el caso de la comunicación informal, en la práctica su uso se reduce al mero intercambio de información, normalmente anuncios de la organización a sus empleados, independientemente de la sofisticación tecnológica de la herramienta.

                     

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